Actas de Junta de Iglesia y Junta Administrativa
El secretario(a) de la iglesia debe llevar actas precisas de las reuniones administrativas y de la Junta de Iglesia. Las actas deben incluir lo siguiente:
- Fecha y hora de la reunión
- Lugar de la reunión
- Miembros presentes
- Miembros ausentes
- Invitados presentes
- Puntos del orden del día
- Acciones votadas (numeradas por mes y año; únicamente las acciones que fueron votadas)
- Principales puntos de discusión (aunque no se haya tomado votación)
- Líneas de firma para que el presidente(a) y el secretario(a) firmen
Las actas deben elaborarse lo antes posible después de la reunión, mientras las notas aún son claras y los detalles pueden recordarse con precisión. Se debe proporcionar una copia al pastor y/o al presidente(a) para que la revisen y aprueben antes de distribuir la copia final.
CONFIDENCIALIDAD
Las actas de la Junta de Iglesia deben enviarse a todos los miembros de la junta por correo postal, correo electrónico o distribuirse en la siguiente reunión. En ocasiones, las actas pueden contener información confidencial, por lo que los miembros de la junta deben conservar su colección de actas únicamente para su uso personal.
Aunque cada miembro de iglesia tiene derecho a ver las actas de la Reunión Administrativa (Business Meeting), se recomienda ponerlas a disposición solamente a los miembros que las soliciten. Una sugerencia es invitar al miembro a acudir a la oficina de la iglesia para leer las actas allí. Otra buena opción es proyectar las actas en pantalla durante la siguiente Reunión Administrativa.
Si el secretario(a) no puede asistir a una reunión programada, debe hacer arreglos con anticipación, satisfactorios para el presidente(a), para que otra persona registre las actas.
ENMIENDAS A LAS ACTAS
Si algún punto necesita agregarse o editarse después de que las actas hayan sido distribuidas, la enmienda debe registrarse como un nuevo punto (por ejemplo: “enmienda a 17-03”) que haga referencia al punto anterior y debe ser votada — ya sea por votación mediante correo electrónico/mensaje de texto o en la siguiente reunión de la junta.
EJEMPLO
Iglesia Adventista del Séptimo Día “Example”
ACTAS DE LA JUNTA DE IGLESIA
1 de abril de 2017 – 7:30 p.m.
Paradise, CA
MIEMBROS PRESENTES:
Rock Hudson, Presidente; Opal Jones, Secretaria; Slate Gorton; Ruby Sparks; Gem Osmond; Pearl Wang; Amber Cortes; Jasper Fortin
MIEMBROS AUSENTES:
Garnet Brown; Jade Dubois
INVITADOS:
Crystal Hernandez
Acción No.
17-01
AGENDA
VOTADO:
Aceptar la agenda tal como fue presentada, con las adiciones sugeridas.
17-02
ACTAS DE LA JUNTA DE IGLESIA
VOTADO:
Aceptar las Actas de la Junta de Iglesia celebrada el 24 de marzo de 2017 con las correcciones indicadas.
17-03
INFORME FINANCIERO
VOTADO:
Dar por recibido el Informe Financiero de marzo de 2017.
17-04
INSTALACIÓN DE VENTANAS EN EL SALÓN JUVENIL
VOTADO:
Aprobar $5,000 del fondo de construcción para ser utilizados en la instalación de nuevas ventanas en el salón de Escuela Sabática Juvenil.
DISCUSIÓN SOBRE LA PRÓXIMA SERIE EVANGELÍSTICA
Hubo amplia discusión en torno a las próximas reuniones evangelísticas planificadas para el área de Paradise. Se sugirió que el pastor se comunique con el orador y presente un informe respecto a una fecha y lugar preferidos para las reuniones.
17-05
TRASLADO DE MEMBRESÍA
VOTADO:
Recomendar a la iglesia de Paradise el traslado de membresía de Betty y Barney Rubble a la Iglesia Adventista del Séptimo Día de Granite, Granite, CO.
17-06
COMPRA DE PROYECTOR DE VIDEO
VOTADO:
Autorizar la compra de un proyector de video para la iglesia por un monto no mayor de $1,700.00.
Pastor Rock Hudson, Presidente
Opal Jones, Secretaria de Iglesia